PRIVACYBELEID

1. Wettelijke, eerlijke en veilige verwerking van persoonsgegevens

Bij KINETICO nemen we de bescherming van uw privacy serieus. We willen u zo duidelijk mogelijk informeren over hoe en waarom we persoonsgegevens gebruiken en welke keuzes en rechten u heeft. We verwerken persoonsgegevens veilig en met de nodige zorgvuldigheid, waarbij we passende technische en organisatorische maatregelen nemen om risico’s zoals ongeoorloofde toegang, verlies of wijziging te beperken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website(s) die hiernaar verwijzen en op de interne verwerkingsactiviteiten van KINETICO met betrekking tot die website(s) en onze diensten.

2. Wie wordt beschermd door deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• Bezoekers van onze website(s).
• Mensen die zich abonneren op onze nieuwsbrief.
• Mensen die via onze website(s) of andere kanalen contact met ons opnemen.
• Mensen die informatie of een offerte aanvragen.
• Klanten en potentiële klanten.
• Leveranciers/partners en professionele contacten.
• Personeel en sollicitanten (indien van toepassing).

3. Wie verwerkt uw persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke en verwerkers)

3.1 Verantwoordelijke voor de verwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking is Kinetico Belgium nv (“KINETICO”) met fiscaal identificatienummer (N.I.F.) BE0599994191.

Contactgegevens:

• Via e-mail: info@aquacare.be
• Telefoonnummer: +32 800 22 002
• Via de post: Kinetico Belgium nv, Industrieweg Daelemveld 1026, 3540 Herk-de-Stad

Voor verzoeken met betrekking tot privacy kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens en/of via de contactkanalen op onze website.

3.2 Verwerkers (dienstverleners)

Wanneer KINETICO gebruikmaakt van externe dienstverleners om namens ons persoonsgegevens te verwerken (verwerkers), doen we dit uitsluitend voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven en op basis van een gegevensverwerkingsovereenkomst die vertrouwelijkheid, beveiliging en de door de AVG vereiste waarborgen omvat.

De belangrijkste verwerkers die worden gebruikt, zijn:

• Salesforce (CRM)
• Brevo (nieuwsbrief/e-mailcommunicatie)
• Google Analytics 4 (website-analyse; alleen na toestemming)
• SAP (facturering/ERP/boekhouding)

We kunnen ook gebruikmaken van aanbieders van websitehosting, IT-onderhoud, beveiliging en databasebeheer.

4. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van hoe u met ons communiceert, kunnen wij het volgende verwerken:

Identificatie- en contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres (als u ervoor kiest dit te verstrekken), telefoonnummer, postadres.

Professionele en bedrijfsgegevens (B2B): functietitel/rol, bedrijfsnaam, zakelijke contactgegevens en bedrijfsidentificatie/financiële identificatiegegevens (bijv. btw/bedrijfsgegevens) indien relevant.

Verzoek- en communicatiegegevens: de inhoud van uw berichten, details van uw aanvraag, details van offertes, informatie over afspraken/serviceplanning.

Klant-, contract- en servicegegevens: bestelgegevens, service-/installatiegeschiedenis, communicatie over garantie/ondersteuning.

Facturerings- en boekhoudgegevens: factuurgegevens, betalingsstatus en gerelateerde boekhoudkundige informatie.

Website-/technische gegevens: IP-adres, apparaat-/browserinformatie, bezochte pagina’s, datum/tijdstip van bezoek en cookie-identificatiegegevens (indien van toepassing).

Wij zijn niet van plan om speciale categorieën gegevens (bijv. gezondheidsgegevens) te verzamelen. Verstrekt u dergelijke gegevens niet, tenzij wij hier specifiek om vragen en er een wettelijke basis voor is.

5. Hoe wij uw gegevens verzamelen en gegevensbronnen

Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen wanneer, of in verband met:

• Het bezoeken van onze website(s).
• Het invullen van een contact-/aanvraagformulier.
• Het abonneren op de nieuwsbrief.
• Het contact met ons opnemen via de telefoon of andere kanalen.
• Het uitwisselen van visitekaartjes.
• Het uitwisselen van visitekaartjes.
• Prospectie-/bedrijfsontwikkelingsactiviteiten.
• Het voorbereiden en/of sluiten van een samenwerkings-, offerte- of serviceovereenkomst.

We kunnen uw contactgegevens ook ontvangen van derden (bijvoorbeeld uw werkgever of een partner) en/of uit openbaar toegankelijke professionele bronnen, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

6. Waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken en onze rechtsgrondslagen

We process personal data only when we have a lawful basis under Article 6 GDPR. We use personal data for the following purposes:

1.Behandeling van vragen, verstrekken van informatie en opstellen van offertes

• Doel: vragen beantwoorden, verzoeken afhandelen, offertes opstellen en opvolgen.

2. Uitvoering van contracten en levering van diensten

• Doel: contractbeheer, installatie-/serviceplanning, klantenondersteuning, garanties en klachtenafhandeling.

3. Facturering, incasso, boekhouding en naleving van wet- en regelgeving

• Doel: facturering, betalingsbeheer, boekhouding, audits en naleving van wettelijke verplichtingen.

4. Marketing en nieuwsbrieven

• Doel: nieuwsbrieven, promoties, updates en aanbiedingen versturen.

5. Klanttevredenheidsonderzoeken en marktonderzoek

• Doel: verbetering van de servicekwaliteit en klantervaring.

6. Websitebeheer, verbetering, statistieken en analyses (Google Analytics 4)

• Doel: de prestaties, inhoud en gebruikerservaring van de website meten en verbeteren.

7. Beveiliging en fraudepreventie

• Doel: onze website(s), systemen en gebruikers beschermen, misbruik voorkomen en beveiligingslogboeken bijhouden.

Gerechtvaardigde belangen (indien van toepassing): het uitvoeren en verbeteren van onze diensten, het efficiënt beantwoorden van vragen, het op evenwichtige wijze ontwikkelen van onze activiteiten en het waarborgen van IT- en operationele veiligheid.

Is het verstrekken van gegevens verplicht?
Het verstrekken van gegevens is over het algemeen vrijwillig. Echter:

• Als u een offerte of informatie aanvraagt, hebben wij voldoende contact- en aanvraaggegevens nodig om te kunnen reageren;
• Als u klant wordt, hebben wij contract- en factuurgegevens nodig om diensten te kunnen leveren en correct te kunnen factureren;
• Als u de benodigde gegevens niet verstrekt, kunnen wij mogelijk niet de gevraagde dienst leveren, het contract beheren of aan wettelijke verplichtingen voldoen.

7. Met wie we persoonsgegevens delen (ontvangers)

KINETICO verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens. Wij kunnen persoonsgegevens alleen delen wanneer dit noodzakelijk en evenredig is, onder meer met:

• Verwerkers die onze activiteiten ondersteunen (Salesforce, Brevo, Google Analytics 4 (na toestemming), SAP en andere IT-/hosting-/onderhouds-/beveiligingsproviders);
• Professionele adviseurs (bijv. accountants, auditors, juridische adviseurs) indien nodig;
• Bevoegde autoriteiten indien dit wettelijk vereist is of in het kader van gerechtelijke procedures;
• Derden bij bedrijfstransacties (bijv. fusie, overname of overdracht van (vrijwel) alle activa), waarbij persoonsgegevens deel kunnen uitmaken van de overgedragen activa.

8. Internationale gegevensoverdrachten (buiten de EER)

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, afhankelijk van hoe de diensten zijn geconfigureerd en waar ondersteuning/verwerking plaatsvindt. Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land zonder adequaatheidsbesluit, passen we passende waarborgen toe, zoals EU-modelcontractbepalingen (SCC’s) en, indien nodig, aanvullende maatregelen.

U kunt informatie opvragen over de waarborgen die van toepassing zijn op uw gegevens via de contactgegevens in paragraaf 3.1.

9. Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren (bewaartermijn)

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is of nodig is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Zodra de bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Bewaartermijnen (algemene regels):

• Aanvragen en offertes die niet tot een contract leiden: tot 24 maanden na de laatste interactie.
• CRM-/prospectinggegevens: tot 24 maanden na de laatste interactie, tenzij er een klantrelatie tot stand komt.
• Klant-/contract- en servicegegevens: voor de duur van de relatie en tot 6 jaar na het einde van het boekjaar waarin de relatie eindigt (of langer indien nodig voor garanties/traceerbaarheid van diensten of juridische claims).
• Facturatie- en boekhoudgegevens (inclusief SAP): tot 6 jaar na het einde van het betreffende boekjaar.
• Marketing-/nieuwsbriefgegevens: totdat u zich uitschrijft, uw toestemming intrekt of bezwaar maakt; we kunnen ook inactieve contacten verwijderen of anonimiseren.
• Beveiligingslogboeken: doorgaans tot 12 maanden, tenzij langer nodig is voor het onderzoeken van incidenten of voor juridische claims.
• Cookies/analytische identificatiegegevens: volgens de cookielevensduur die wordt weergegeven in onze cookie-instellingen en/of ons cookiebeleid.

10. Cookies and similar technologies

We gebruiken cookies en soortgelijke technologieën om onze website(s) te beheren en (waar toegestaan) om de prestaties te analyseren en te verbeteren. Niet-essentiële cookies/trackers, waaronder Google Analytics 4, worden geblokkeerd totdat u toestemming geeft via ons CMP. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op onze website(s).

11. Uw privacyrechten

Onder voorbehoud van wettelijke voorwaarden en beperkingen hebt u het recht om:

• Toegang vragen tot uw persoonsgegevens;
• Correctie vragen van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Verwijdering vragen van uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen;
• Beperking vragen van de verwerking in bepaalde gevallen;
• Overdraagbaarheid vragen van gegevens (indien van toepassing);
• Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen en tegen direct marketing op elk moment.

Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

12. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in paragraaf 3.1. Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren, indien dit noodzakelijk en redelijk is.

Wij zullen zonder onnodige vertraging reageren, in principe binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Deze termijn kan in bepaalde gevallen worden verlengd, zoals toegestaan door de AVG.

Afmelden voor nieuwsbrieven: u kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met onze klantenservice door het volgende formulier in te vullen:

13. Links naar derden

Onze website(s) kunnen links bevatten naar websites van derden (bijvoorbeeld sociale media of evenementenplatforms). Hun privacypraktijken worden beheerst door hun eigen privacybeleid.

14. Verdere verwerking (wijziging van het doel)

Als wij voornemens zijn persoonsgegevens te verwerken voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verzameld, zullen wij u informeren over dat andere doel en alle relevante informatie voordat deze verdere verwerking plaatsvindt.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring bijwerken door een nieuwe versie op onze website(s) te publiceren. We raden u aan deze regelmatig door te nemen.

Laatste update: 01/04/2026